Le déménagement est souvent une partie inévitable de l’activité commerciale. Si vous prévoyez de déménager votre entreprise – que ce soit pour réduire vos effectifs, pour réduire le coût de l’immobilier ou pour vous agrandir, ou si vous souhaitez vous rapprocher de vos clients – il est important de veiller à ce que les employés soient pris en considération et tenus informés afin qu’ils aient le sentiment de faire partie du déménagement. Cela implique une communication ouverte, la prise en compte de l’impact du déménagement sur chaque employé et la demande d’informations sur le déménagement auprès de votre personnel.
Adresse Transport
Pour la plupart de vos employés, un déménagement signifiera probablement un changement dans leur trajet quotidien. Examinez de près le nouveau lieu d’implantation de votre entreprise et réfléchissez aux types de changements que cela pourrait entraîner. Utilisez votre base de données sur les employés pour évaluer quels employés devront faire des trajets beaucoup plus longs après le déménagement. Pour les personnes qui se déplacent en transport en commun, déterminez si le transport en commun sera accessible au nouveau lieu.
En cas de problème, faites-en part aux employés concernés pour leur faire part de leurs options, qu’il s’agisse d’aider à payer les frais de transport en commun ou d’obtenir une place de parking. Même si vous ne pouvez pas offrir d’incitations, fournissez aux employés les informations bien avant le déménagement pour leur permettre de décider s’ils doivent chercher d’autres options d’emploi qui permettent un trajet plus pratique.
Si possible, envisagez de permettre aux employés les plus touchés par le déménagement d’avoir un horaire plus souple. Ils pourront peut-être venir plus tôt ou plus tard, en fonction de la circulation, de leur lieu de résidence et de leur rôle spécifique au sein de l’entreprise.
Prévoir le stationnement
Dans le cadre du traitement des questions de transport, informez les employés s’il y aura un changement de place de stationnement et si le stationnement sera payant. Demandez à l’avance aux employés ce dont ils ont besoin pour que vous puissiez essayer de fournir suffisamment de places de stationnement à tous ceux qui en ont besoin. Si cela n’est pas possible, informez-les des autres possibilités et de ce que vous êtes prêt à faire pour les aider à faire face à la modification de leur plan de transport.
Gardez la communication ouverte
Il est essentiel de communiquer régulièrement avec les employés au sujet du déménagement afin de les tenir au courant et de réduire au minimum les ouï-dire. Il est tout aussi important de donner aux employés la possibilité de vous poser des questions sur le déménagement entreprise ; la communication doit se faire dans les deux sens.
Informez les employés du déménagement le plus tôt possible. Donnez-leur suffisamment de temps pour s’assurer que le nouveau lieu de travail leur conviendra, afin qu’ils puissent se faire à l’idée du déménagement et prendre les meilleures décisions pour leur propre situation. Fournissez également un calendrier de la manière dont le déménagement se déroulera, quel sera leur rôle et ce que vous attendez d’eux.
Demandez l’avis du personnel
Demandez à vos employés ce qu’ils pensent du fonctionnement des nouveaux locaux et de la meilleure façon de les aménager pour qu’ils soient efficaces, agréables à utiliser et pour que l’environnement de travail soit agréable. Plus le personnel sera impliqué dans le processus décisionnel, plus il y aura de contributions et de soutien de la part de l’équipe. C’est essentiel pour maintenir un bon moral pendant une période qui peut souvent être difficile.
Découvrez s’il y a des choses qui ne fonctionnaient pas dans l’actuel (ancien) bureau et qui pourraient être améliorées dans le nouvel espace. Il peut s’agir de l’aménagement de la salle de photocopie, de l’emplacement du salon du personnel ou de l’espace de bureau dans chaque bureau. Les employés sont les meilleurs conseillers lorsqu’il s’agit d’améliorer le flux de travail et l’environnement.
Créer un dossier d’information
Si votre entreprise est installée dans un même lieu depuis un certain temps, les employés auront leurs lieux de restauration préférés, des cafés et des services liés aux affaires à proximité. Pour faciliter la transition vers le nouvel emplacement, créez une liste des entreprises locales qui se trouvent dans le nouveau quartier, y compris les restaurants, les cafés, les gymnases, les garderies, les nettoyeurs à sec et les épiceries. Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous pourriez envisager de prendre un après-midi de congé pour visiter le nouveau quartier avec vos employés. Laissez-les voir le nouvel espace et passez un peu de temps dans le quartier. Cela peut grandement faciliter la transition.
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