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Comment archiver les documents en entreprise ?

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Comment archiver les documents en entreprise ?

L’archivage des documents d’une entreprise est une obligation légale à laquelle est contraint tout dirigeant. Tous ne sont cependant pas concernés par cette opération d’où l’utilité de connaître la législation et de pouvoir faire confiance à des professionnels pour vous guider dans votre projet. Ainsi, qu’il s’agisse de documents papiers ou numériques, il est essentiel que la prise en charge soit parfaite afin de faciliter la consultation et assurer leur pérennité. Comment donc procéder pour archiver les documents professionnels d’une entreprise ? Des pistes de réponses dans cet article.

Quels sont les avantages à avoir recours à l’archivage en entreprise ?

Avant toute chose, l’archivage de documents d’entreprise est une précaution qui protège la société en cas de litige. Il permet en outre de réduire les coûts de fonctionnement et de rester en conformité avec les lois en vigueur. En effet, la législation française oblige les entreprises à conserver leurs documents pendant un temps bien défini en fonction de leur importance.

En plus du respect des lois, l’archivage est un moyen d’assurer la sécurité des données de l’entreprise en les mettant à l’abri des sinistres et des risques de vols. Ainsi, il est recommandé d’externaliser cette tâche en la confiant à un tiers comme Archivage Île-de-France qui, en plus de maîtriser les exigences de cette opération peut mettre à votre disposition des locaux adaptés pour la conservation de vos documents.

Pourquoi faire appel à un tiers archiveur ?

Pour une entreprise, il est chronophage d’entreprendre l’archivage de ses documents, aussi importants soient-ils. En effet, il s’agit d’un process qui demande un investissement certains en ressources humaines et en infrastructures pour aboutir à un bon résultat. De plus, une société devra se concentrer sur son cœur de métier pour maintenir son activité et ne pourra pas accorder à un archivage les exigences requises.

Un tiers archiveur est un prestataire qui va intervenir à votre demande pour assurer la prise en charge de tous vos documents professionnels. L’idéal est de choisir un expert en archivage certifié qui saura vous proposer la solution adéquate. Vous pouvez ainsi en savoir plus sur la norme ISO 15489 encadrant la gestion des archives courantes et intermédiaires.

En fonction de vos besoins, il va trier, classer, gérer toutes les informations mises à sa disposition et procéder à un archivage numérique ou papier. Il met à votre disposition les ressources nécessaires temps du point de vue de l’organisation, du traitement des documents que de leur stockage pour vous assurer une gestion sur-mesure.

Quelles étapes préalables avant l’archivage ?

Faire archiver les documents d’entreprise exige une rigueur et une organisation afin que le processus se déroule de la meilleure des manières. Avant toute chose, il est indispensable d’identifier quels documents sont concernés et de les organiser en vue de l’opération. En effet, les délais de conservation varient en fonction qu’il s’agisse de factures, de contrats, de documents comptables, fiscaux ou commerciaux, etc.

L’archivage peut aussi bien concerner des documents papiers que numériques. Dans tous les cas, il est important qu’ils soient parfaitement accessibles à terme. Les archives inutiles devront être détruites dans les règles de l’art. Il faudra ensuite authentifier les documents destinés à être archivés avec méthode.

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